Datenschutzerklärung

21.09.2021

Sie interessieren sich als Einrichtung für den Einsatz der Kita- / Schul-Info-App?

Falls Sie Fragen zur Datenverarbeitung innerhalb unserer Lösung Kita- / Schul-Info-App haben, nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf – wir stellen Ihnen alle relevanten Informationen und Dokumente wie z.B. Nutzungsvertrag, Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Sicherheitskonzept, Zertifikate, etc. zur Verfügung.

Sie suchen die Datenschutzerklärung für die Kita- / Schul-Info-App?

In dieser Datenschutzerklärung geht es nicht um die Kita- / Schul-Info-App selbst, da wir diese nur „im Auftrag“ für die Träger bzw. Einrichtungen herstellen und die dazu nötigen Systeme betreiben. Allgemeine Informationen zum Datenschutz der Kita-/ Schul-Info-App stellen wir in den jeweiligen App-Stores und der Lösung selbst bereit.

Als Anbieter der Kita- / Schul-Info-App sind hohe Datenschutzstandards und die Sicherheit unserer IT-Systeme von besonderer Bedeutung für unser Unternehmen, dessen Geschäftsmodell auf der Vernetzung von Menschen und der Übermittlung von Kommunikation beruht.

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten im Zuge all unserer Geschäftsprozesse ist uns ein wichtiges Anliegen. Die nachfolgenden Hinweise sollen Ihnen ein Überblick über die Verarbeitung Ihrer Daten liefern.

Allgemein gilt:

  • Wir haben unsere Dienstleister, die mit Ihren personenbezogenen Daten in Kontakt kommen (könnten), sorgfältig ausgewählt und jeweils einen Auftragsverarbeitungsvertrag bzw. eine Vereinbarung über die gemeinsame Verarbeitung geschlossen.
  • Ihre personenbezogenen Daten speichern wir nur so lange wie erforderlich. Wir anonymisieren oder löschen diese jedoch gerne vorab auf Anfrage, falls dem keine rechtlich gegebene Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
  • Unsere Mitarbeiter*innen werden regelmäßig in Datenschutzfragen und in Bezug auf Vertraulichkeit geschult und verpflichtet (insbesondere Art. 5 und 32 DSGVO, §203 StGb, §35 SGB I).

Wir nutzen Kontaktinformationen (in der Regel Name, Adresse des Arbeitgebers, Kontaktdaten, Funktion, Anliegen, Zeitpunkt), um mit Ihnen in Kontakt zu treten, falls Sie uns kontaktiert haben oder wir davon ausgehen, dass ein gegenseitiges Interesse an einer Zusammenarbeit besteht. Anfragen, die uns via E-Mail und Kontaktformular erreichen, speichern wir für die Dauer des Kontakts, um Sie optimal zu begleiten. Wir löschen sie gern auf Anfrage, falls keine Aufbewahrungsfristen bestehen. Falls Sie eine Sprachnachricht auf unserer Telefon-Mailbox hinterlassen, wird diese inkl. Telefonnummer, Anrufzeitpunkt und Dauer gespeichert. Die Nachricht wird gelöscht, sobald wir diese abgehört und bearbeitet haben.

IT-Dienstleister:

Unser E-Mail-Provider ist die Inxmail GmbH, die für den Versand der E-Mails ausschließlich zertifizierte Rechenzentren eines deutschen Betreibers nutzt. Unsere Website wird gehostet in einem zertifizierten Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH. Zur Telefonie nutzen wir das Voice-Over-IP-System Cloudya der NFON AG, die ausschließlich zertifizierte Rechenzentren deutscher Betreiber nutzt.

Rechtsgrundlagen:

  • Beantwortung von Anfragen, Zusendung angeforderter Informationen [Art. 6 (1) b) DSGVO]
  • Gegenseitiges Interesse an der direkten Kommunikation [Art. 6 (1) f) DSGVO]

Je nach Anliegen (z.B. Support, Angebots-, Datenschutzanfrage) wird Ihre Anfrage (also auch die von Ihnen bereit gestellten personenbezogenen Daten) in unser Ticketsystem Zammad weitergeleitet, um Ihnen schnellstmöglich die richtige Ansprechperson zur Seite zu stellen. Wir speichern Ihre Anfrage für die Dauer des Kontakts, um Sie optimal begleiten zu können. Wir löschen sie gern auf Anfrage, falls keine Aufbewahrungsfristen bestehen.

IT-Dienstleister:

Das Ticket-System wird bereitgestellt durch die Zammad GmbH, die ausschließlich zertifizierte Rechenzentren deutscher Betreiber nutzt.

Rechtsgrundlagen:

  • Beantwortung von Anfragen, Zusendung angeforderter Informationen [Art. 6 (1) b) DSGVO]
  • Kommunikation im Interesse der jeweiligen Arbeitgeber [Art. 6 (1) f) DSGVO]

Wir verwalten alle Kund*innen und deren Ansprechpartner*innen in einem Customer-Relation-Management-System (CRM). Wir speichern dort hinzu, mit welchem Anliegen Sie uns kontaktiert haben, welche unserer Produkte Sie einsetzen, etc. Wir speichern Ihre Kontaktdaten dauerhaft, um Sie betreuen zu können. Sofern der Vertrag gekündigt wird, wird eine Kontaktsperre gesetzt. Die Daten bleiben aber im System, um eine versehentliche neue Kontaktaufnahme zu unterbinden. Gerne korrigieren wir fehlerhafte oder veraltete Daten.

IT-Dienstleister:

Das CRM wird in einem zertifizierten Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH betrieben.

Rechtsgrundlagen:

  • Kommunikation im gegenseitigen Interesse der Vertragspartner [Art. 6 (1) f) DSGVO]

Um Sie als Interessent*in oder Kund*in auf dem Laufenden zu halten, nutzen wir Klick-Tipp (und speichern dort Name, E-Mailadresse, Klick-/ Lesehistorie). Darüber senden wir Ihnen in unregelmäßigen Abständen Produkt- bzw. Kundeninformationen (z.B. neue Funktionen des Produkts, Rabattaktionen) per E-Mail zu. Falls Sie keine Informationen mehr erhalten möchten, können Sie sich selbst von unserem Info-Service abmelden, indem Sie in der erhaltenen E-Mail den „Abmelde-Link“ anklicken. Alternativ können Sie sich bei uns melden, dann setzen wir eine Werbesperre.

IT-Dienstleister:

Zur Information der Interessent*innen und Kund*innen verwenden wir das Mailing-System der Klick-Tipp Limited.

Rechtsgrundlagen:

  • Zusendung von Informationen inkl. Werbung [Art. 6 (1) f) DSGVO]

Um mit Ihnen in Kontakt zu bleiben und zu erfahren, welche zusätzlichen Funktionen Sie sich wünschen, führen wir gelegentlich Kundenumfragen per E-Mail durch. Auch dies geschieht via Klick-Tipp. Für die Umfragen selbst nutzen wir derzeit noch das Umfrage-Tool SurveyMonkey der Momentive Europe UC. Falls Sie nicht an der Umfrage (Name, E-Mailadresse, Antworten, Historie) teilnehmen möchten, können Sie die E-Mail einfach löschen. Falls Sie die Umfrage-E-Mail als solche nicht mehr erhalten möchten, können Sie uns gerne kontaktieren, wir entfernen Ihre E-Mailadresse dann aus dem Verteiler.

IT-Dienstleister:

SurveyMonkey ist ein Online-Umfragetool der Momentive Europe UC.

Rechtsgrundlage:

  • Unser Interesse an Kundenzufriedenheit und Produktentwicklung [Art. 6 (1) f) DSGVO]

Als modernes Softwarehaus erwarten wir, dass Sie sich online bei uns bewerben. Die von Ihnen eingereichte Bewerbung wird durch die Personalabteilung, die Geschäftsführung und die zuständigen Fachabteilungsverantwortlichen bearbeitet. Wir speichern Ihre Bewerbung, um Ihre Eignung für die ausgeschriebene Stelle zu prüfen. Bei einer Absage löschen wir Ihre Unterlagen drei Monate später. Falls wir eine Stelle, für die Sie sich beworben haben, anderweitig besetzen, Sie jedoch perspektivisch für eine andere Stelle in Frage kommen könnten, setzen wir uns mit Ihnen in Verbindung, um zu klären, ob und wie lange wir Ihre Bewerbungsunterlagen in unserem Bewerberpool speichern dürfen.

Wir schalten Stellenanzeigen auch im Online-Portal jobbörse.arbeitsagentur.de der Arbeitsagentur. In Zuge dessen erhalten wir von der Arbeitsagentur Vorschläge ggf. geeigneter Kandidaten inkl. Lebenslauf etc. Mit diesen Bewerbungen verfahren wir analog zu den Bewerbungen, die uns via E-Mail erreichen.

IT-Dienstleister:

Wir speichern Ihre Bewerbungsunterlagen in einer Nextcloud bei Hetzner Online GmbH.

Rechtsgrundlage:

  • Feststellung Ihrer Eignung für eine bestimmte Stelle [Art. 6 (1) b) DSGVO]
  • Unser Interesse zu Verteidigung gegen Rechtsansprüche [Art. 6 (1) f) DSGVO]

Wenn Sie die Website aufrufen, werden vom Webserver und der Website-Verwaltung automatisch bestimmte Daten (Zeitpunkt, aufgerufene Seite, zuvor aufgerufene Seite, IP-Adresse, Typ und Version des verwendeten Browsers) erfasst. Nur ein Teil der IP-Adresse wird protokolliert. Protokolle, die älter als 14 Tage sind, werden gelöscht. Ein Personenbezug ist aus den verkürzten IP-Adressen nicht herstellbar. Um zu sehen, wie viele Nutzer unsere Webseite besuchen, nutzen wir etracker (ohne Cookies). Hier werden die oben genannten Daten gespeichert und statistisch ausgewertet.

Um Ihnen einen Überblick über die Einrichtungen zu geben, die unser Kommunikationstool Kita- / Schul-Info-App bereits nutzen, haben wir eine geographische Übersichtskarte (Smartmaps der Yellow Map AG) eingebunden. Im Rahmen der Kartennutzung wird Ihre IP-Adresse erhoben. Sie wird nicht dauerhaft gespeichert und ausschließlich zur Auslieferung der Inhalte genutzt.

Um Ihnen einen schnellen, kurzen Überblick über die Kita- / Schul-Info-App zu geben, haben wir Videos in die Website eingebunden. Wir haben mit 3Q eine Zusatzvereinbarung getroffen, dass Videos ausschließlich über zertifizierte Rechenzentren deutscher Betreiber ausgeliefert werden.

Wir bieten regelmäßig kostenlose Online-Präsentationen und -Schulungen zu unserer Kita- / Schul-Info-App an, bei denen Sie auch die Möglichkeit haben, Fragen im Chat zu stellen. Dies erfolgt über die Webinar-Plattform Livestorm. Für die Teilnahme ist eine Registrierung bei Livestorm notwendig (Name, E-Mail, Angaben zum Arbeitgeber) notwendig. Ihre eingetragenen Daten inkl. Zeitpunkt der Webinar-Teilnahme übernehmen wir in unsere Kundenverwaltung, um Sie optimal begleiten zu können.

Für einen unkomplizierten Erstkontakt haben wir einen Chatbot (Chatbot4you der ConRat GmbH) eingebunden, der selbständig Ihre Fragen beantwortet. Die über den Chatbot verarbeiteten Daten werden verschlüsselt an ein deutsches Rechenzentrum weitergeleitet, wo sie nach vier Wochen automatisiert gelöscht werden. Sie können Ihre Kommunikation mit dem Bot auch selbständig löschen.

Wir fragen Sie, ob wir Ihren Besuch auf unserer Webseite mit Ihrem Facebook-Profil verknüpfen dürfen. Falls Sie dem zustimmen, laden wir „Pixel“ von Facebook, wodurch Facebook Cookies in Ihrem Browser speichert. Sofern Sie bei Facebook eingeloggt sind, speichert Facebook dies zu Ihrem Profil hinzu. Über unsere Marketing-Konsole sehen wir, ob Sie aufgrund einer unserer Facebook-Anzeigen auf unsere Website kamen bzw. sich für eines unserer Webinare registriert haben. Hier können Sie das Banner erneut aufrufen und dort Ihre Einwilligung für die Zukunft widerrufen.

IT-Dienstleister:

Unsere Website wird in einem deutschen, zertifizierten Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH gehostet. Die statistische Auswertung erfolgt bei der etracker GmbH. Die geographischen Karten werden durch die Yellow Map AG bereitgestellt. Videos werden durch die 3Q GmbH ausgeliefert. Der Webinar-Anbieter Livestorm SAS ist selbst für die Verarbeitung der Daten verantwortlich. Der Chatbot wird durch ConRat GmbH betrieben. Die Optimierung unserer Facebook-Anzeigen erfolgt über Facebook Ireland Limited.

Rechtsgrundlagen:

  • Bereitstellung der Webseiteninhalte, Karten, Videos und des Chatbots [Art. 6 (1) b) DSGVO]
  • Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs und anonyme Auswertung [Art. 6 Abs. (1) f) DSGVO]
  • Bereitstellung gewünschter Produktinformationen [Art. 6 (1) a) DSGVO]

Zusätzlich zu unseren umfassenden eigenen Informationsangeboten unterhalten wir Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke und Plattformen, damit Sie uns auch hier leicht erreichen können. Wir verarbeiten Ihre Daten, soweit Sie mit uns innerhalb der sozialen Netzwerke und Plattformen kommunizieren. Wir nutzen die von den Plattformen bereitgestellten Analysemöglichkeiten. Auf den Plattformen gelten deren Geschäftsbedingungen und Datenverarbeitungsrichtlinien. Für eine detaillierte Darstellung der jeweiligen Verarbeitungen und der Widerspruchsmöglichkeiten verweisen wir auf die nachfolgenden verlinkten Angaben der Anbieter.

Facebook: Datenschutzerklärung, Widerspruch

Instagram: Datenschutzerklärung / Widerspruch

Youtube: Datenschutzerklärung, Widerspruch

Twitter: Datenschutzerklärung, Widerspruch

LinkedIn: Datenschutzerklärung, Widerspruch

Rechtsgrundlage:

Berechtigtes Interesse an einer umfassenden Information und Kommunikation mit Interessenten und Kunden [Art. 6 (1) a) DSGVO]

Falls Sie Fragen haben, können Sie gerne Kontakt zu uns aufnehmen. Wir geben Ihnen gerne Auskunft darüber, welche Daten von Ihnen bei uns gespeichert sind und wie wir sie verarbeiten.

Sie haben jederzeit und ohne formale Anforderungen das Recht auf

  • Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten
  • Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten
  • Einschränkung der Datenverarbeitung
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten bei uns
  • Widerruf Ihrer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
  • Datenübertragbarkeit, sofern Sie eigene Daten bereitgestellt haben
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg. Er stellt ein Online-Beschwerdeformular bereit.

Gern beantworten wir weitere Fragen und freuen uns über Feedback zu unserer Datenschutzerklärung – sprechen Sie uns an!

Verantwortlicher für diese Website, die Social Media-Kanäle sowie die Produkte Kita- / Schul-Info-App:

Stay Informed GmbH
Am Reichenbach 1b
79249 Merzhausen
Telefon: +49(0)761 610899-0

E-Mail: info@stayinformed.de

Ext. Datenschutzbeauftragter:

Olav Seyfarth
Telefon: +49(0)761 610899-18
E-Mail: datenschutz@stayinformed.de

Datenschutzaufsicht:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Postfach 102932

70025 Stuttgart
Telefon: +49(0) 711 615541-0
Email: poststelle@lfdi.bwl.de
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